Pourquoi et comment fiabiliser ses chiffres ? Spoiler : Ça peut vous éviter de planter votre boîte

Ce que vous allez apprendre aujourd’hui :‍

• L’importance d’obtenir des chiffres fiables afin de prendre les bonnes décisions
• Les étapes clés de production de données chiffrées, l’équipe qui se cache derrière ces tâches et les nouveaux paradigmes d’automatisation à ne pas négliger : comptable x admin. x finance x tech

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De plus en plus d’entrepreneurs choisissent d’avoir recours à un DAF externe à temps partagé avant de recruter un profil à temps plein.Cette solution permet d’accéder à une ressource de haut niveau pour structurer la fonction finance sur le plan opérationnel et stratégique. Le problème, c'est qu'on attend d'un DAF qu'il gère tout, de la pré-comptabilité aux conseils stratégiques, ce qui est techniquement possible mais financièrement absurde.

Imaginez une opération chirurgicale : l'équipe médicale, des secrétaires qui gèrent les rendez-vous à l'anesthésiste qui prépare le patient, en passant par le chirurgien et les infirmiers, travaille de manière parfaitement coordonnée. Chacun se concentre sur son domaine pour assurer le succès de l'opération. Maintenant, imaginez payer le chirurgien pour gérer lui-même son secrétariat médical et qu’il facture son temps comme pour une opération à cœur ouvert. Autant dire que le trou de la sécu se transformerait en un véritable gouffre ! De la même manière, un DAF ne peut pas tout gérer seul. Pour qu’il puisse se concentrer sur la stratégie de l’entreprise, il a besoin d’une équipe pour prendre en charge les tâches administratives et opérationnelles. Parce qu’une entreprise, tout comme une opération, nécessite une équipe spécialisée pour atteindre ses objectifs.

‍L’idée semble pourtant simple : obtenir un chiffre qui reflète la réalité du business. Mais est-ce vraiment le cas ? Voyons ce qu’il en est.‍

Les défis de la gestion financière : Obtenir des chiffres fiables

‍1. Fiabilité des chiffresLes entrepreneurs ont besoin de chiffres fiables pour piloter leur société. Si les données sont incorrectes, prendre des décisions éclairées devient une mission impossible. Les données chiffrées sont la matière première de la performance.Dans la majorité des startups et PME, les entrepreneurs suivent leur activité à l’aide de tableaux de bord (ventes, commandes, etc.) et vérifient leurs soldes bancaires quotidiennement. Mais si les informations sont imprécises, des problèmes peuvent se cacher, surtout lors de tensions de trésorerie.

‍2. Disponibilité des informations La disponibilité immédiate des données est cruciale. En période de trésorerie tendue, un manque de précision peut devenir un véritable piège. Si l’entreprise se repose uniquement sur les chiffres fournis par l’expert-comptable, elle risque de se retrouver trop tard pour réagir efficacement.Les deux facteurs essentiels pour maximiser l’impact des données financières sont donc : Fiabilité x Disponibilité‍

Le parcours des données financières et comptables

Les données comptables proviennent de diverses sources internes et externes :

• Achats & Dépenses : Factures fournisseurs, notes de frais, paiements bancaires.
• Ventes & Revenus : Factures clients, abonnements, contrats.
• Trésorerie : Flux et relevés bancaires.
• Salaires & Charges Sociales : Bulletins de paie, URSSAF, cotisations.
• Opérations exceptionnelles : Subventions, amortissements, provisions, emprunts.

C’est là qu’intervient l’assistant administratif.

Rôle de l’assistant administratif

L’assistant administratif collecte les justificatifs et veille à leur conformité avec les obligations légales et fiscales. Voici quelques points de friction lors de cette collecte :

• Volume élevé de justificatifs : Factures, reçus, contrats… Le flux de documents devient de plus en plus complexe à mesure que l’entreprise grandit.
• Multiplicité des sources : Emails, plateformes, papiers… Sans processus clair, des documents peuvent disparaître dans les méandres de l’archivage.
• Respect des délais comptables et fiscaux : Une pièce manquante peut entraîner des redressements ou des pénalités.

Une fois collectés, les justificatifs sont intégrés dans un logiciel comme Pennylane pour matérialiser les données comptables.

Rôle de l’opérateur de pré-saisie

L’opérateur veille à l’intégration correcte des justificatifs dans le système comptable. Ce processus inclut :

• Contrôle des justificatifs : Vérification des mentions légales (fournisseur, date, montant, TVA) et de la correspondance avec les flux bancaires.
• Intégration et catégorisation : Importation des justificatifs, rapprochement avec les transactions bancaires, codification des comptes comptables, gestion de la TVA.
• Préparation des écritures comptables : Lettrage des comptes, vérification des comptes de charges et d’immobilisations.

L’analyse et l’audit des données

Une fois la donnée intégrée, il est crucial de l'analyser pour détecter des incohérences. Les logiciels comme Pennylane permettent de traiter les données enregistrées comptablement et par transactions bancaires.

‍Contrôle de cohérence des donnéesLes mouvements bancaires et les écritures comptables doivent être cohérents. La mission consiste à comprendre pourquoi la comptabilité diffère des informations business et à effectuer un rapprochement .

‍Pilotage basé sur la trésorerie et l’activitéSe limiter à piloter uniquement la trésorerie reviendrait à ignorer des éléments cruciaux comme le chiffre d’affaires ou la rentabilité. Par exemple, une facturation de 100k€ avec un paiement différé de 3 mois impacte directement les résultats financiers de l’entreprise, mais pas la trésorerie immédiatement. Les extractions automatisées via les API de Pennylane permettent de structurer ces données et de produire un rapport analytique, facilitant ainsi l’analyse de la rentabilité et de la performance de l’entreprise.

Rôle de l’équipe Tech

L’équipe tech est là pour automatiser l’extraction, la transformation et la structuration des données financières provenant de diverses sources (Pennylane, banques, outils de gestion).

La prise de décision : Le rôle du Finance Manager et du CFO

‍Finance Manager : Contrôle de la cohérence des donnéesLe Finance Manager (FM) prend le relais pour vérifier l'exhaustivité et la cohérence des données une fois qu’elles sont disponibles. Il s’assure que les données sont complètes et correctes avant de les intégrer dans le processus de décision. Une fois les états financiers produits, ils servent à analyser la performance de l’entreprise :

• Analyse des marges et des performances : Comparaison avec le budget
• Pilotage de la trésorerie : Prévision des flux, gestion des besoins de financement
• Reporting et consolidation : En cas de groupe, remontée vers la maison mère

‍Le CFO : Stratégie et prise de décision. Le CFO intervient à la dernière phase, révisant les chiffres produits. Il identifie des leviers d’optimisation de la performance financière et guide les décisions stratégiques. C’est à ce moment que les ajustements finaux sont réalisés avant de considérer les chiffres comme fiables pour la prise de décision.

Conclusion

L'idée initiale derrière un DAF part-time est d’économiser de l’argent pour allouer le budget au développement commercial ou celui du produit. Mais si on attend de lui qu'il gère toutes les tâches administratives et opérationnelles en plus de son rôle stratégique, cela devient contre-productif. Au final, il se retrouve trop coûteux puisque 50% de son temps est dédié à un travail incompressible de production de chiffres fiables. La prochaine étape ? Comprendre le coût réel de cette mission et comment ajuster les ressources pour que chaque euro dépensé apporte de la valeur réelle à votre entreprise.